Privacyverklaring

Gebruik van persoonsgegevens op deze website

Op onze website geven wij u informatie over ons en onze dienstverlening, en bieden we u de mogelijkheid om met ons contact op te nemen. In het kader daarvan verwerken we persoonsgegevens.

Wij nemen de bescherming van deze gegevens serieus en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Indien u vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) via: compliance@robidus.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken wij op deze website?

Op deze website maken we onderscheid tussen drie typen formulieren waarin wij u vragen persoonsgegevens in te vullen:

  1. Contact opnemen met Robidus met een digitaal vragenformulier: wij vragen uw naam, telefoonnummer, bedrijfsnaam en e-mailadres zodat wij contact met u kunnen opnemen om uw vraag te beantwoorden. We delen uw gegevens met de Robidus medewerker die antwoord kan geven op uw vraag. Wij verwijderen uw gegevens maximaal drie maanden na indiening van de vraag automatisch.
  2. Aanmelden voor het kennisfestival via een digitaal vragenformulier: wij vragen uw naam, telefoonnummer, bedrijfsnaam en e-mailadres zodat wij u kunnen aanmelden voor de kennissessie. Wij bewaren uw gegevens maximaal een jaar, om u te informeren over eventuele nieuwe kennisfestivals. Daarnaast kunnen we uw contactgegevens gebruiken om eenmalig telefonisch contact met u op te nemen.

Welke subverwerkers gebruiken wij bij de verwerking van uw persoonsgegevens?

Voor de bouw, het onderhoud en het gebruik van deze website maken wij gebruik van een aantal partijen:

  • Gravity Forms: deze partij verwerkt namens ons de persoonsgegevens die u invult op de formulieren op deze website, samen met uw IP-adres. 
  • Savvi BV: onze website-hostingpartij verwerkt namens ons de persoonsgegevens die u invult op de formulieren op onze website, samen met uw IP-adres. 
  • Active Campaign: deze partij gebruikt namens ons de persoonsgegevens, die u invult op de formulieren op deze website, om e-mailberichten op te maken en te versturen. 
  • Google Analytics: deze partij helpt ons met het bijhouden van het websiteverkeer en verwerkt hiervoor uw IP-adres (alleen indien u akkoord gaat met cookies). 
  • Google Tag Manager: via deze partij kunnen we verschillende (tracking)codes (tags) beheren op de website. Tag Manager zelf registreert geen persoonsgegevens en zorgt er enkel voor dat er bepaalde tags worden geactiveerd of niet.
  • YouTube: Video’s op de website worden in een aantal gevallen gehost door YouTube, onderdeel van Google. YouTube houdt bij welke video’s je bekijkt en hoe ver je een video hebt bekeken.
  • Tracking van derden: heeft u een account bij Google, Facebook of LinkedIn, dan kan het zijn dat zij uw bezoek aan onze website kunnen linken aan uw profiel op hun website. Wij delen zelf geen persoonsgegevens met deze services.

Gebruik van persoonsgegevens bij onze dienstverlening

Robidus is een dienstverlener die werkgevers helpt bij het beperken van de risico’s van verzuim en arbeidsongeschiktheid door optimale benutting van wettelijke regelingen en het sturen op inzetbaarheid. In het kader van de uitvoering van deze dienstverlening verwerken we persoonsgegevens. 

Bij de uitvoering van onze dienstverlening hebben we te maken met verschillende uitvoeringspartijen, te weten het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars, re-integratiepartijen en bedrijfsartsen. Samen met deze uitvoeringspartijen zorgen wij ervoor dat een werkgever voldoet aan geldende wet- en regelgeving op het gebied van sociale zekerheid. 

Robidus voert namens de werkgever een sub-administratie waarbij de administratie eigendom blijft van de werkgever. Wij nemen de bescherming van deze gegevens serieus en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. 

Indien u vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) via: compliance@robidus.nl.

Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor het uitvoeren van onze dienstverlening. Wij verwerken alleen persoonsgegevens als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst die wij met u gesloten hebben. De afspraken die wij hierover gemaakt hebben, vindt u terug in de bij de dienstverleningsovereenkomst behorende verwerkersovereenkomst. 

Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan wij nodig hebben voor de uitvoering van onze dienstverlening. Dit heet doelbinding. De persoonsgegevens die wij verwerken, kunnen verschillen per type dienstverlening. Sommige persoonsgegevens betreffen de gezondheid van uw werknemers. Dit noemt de wet bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens verwerken wij alleen als hiervoor een expliciete wettelijke grondslag bestaat. 

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens bij de uitvoering van (delen van) onze dienstverlening: 

  • (ex-) Werknemersgegevens: bijvoorbeeld NAW-gegevens, contactgegevens, geboortedatum en BSN; 
  • Verzuimgegevens: onder meer de datum van ziek- en hersteld melding(en), de verwachte verzuimduur, re-integratiegegevens en arbeidsongeschiktheidspercentage;
  • Loon-/uitkeringsgegevens: bijvoorbeeld salaris, uitkeringshistorie, premiekorting en vangnet;
  • Dienstverbandgegevens: waaronder personeelsnummer, datum in- en uitdiensttreding, functiegegevens en no-riskstatus;
  • Medische gegevens: onze arbodienst Obra Services B.V. (hierna: Obra) helpt uw werknemers met hun herstel en beoordeelt hun medische situatie. In dit kader verwerkt Obra medische gegevens, zoals ziektebeeld en behandeling voor zover relevant voor de begeleiding door de arbodienst. 

Wie zijn de ontvangers van de persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden door onze medewerkers ingezien en gebruikt om onze dienstverlening uit te voeren. De toegang tot de persoonsgegevens blijft beperkt tot de personen die de persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. 

Soms is het voor onze dienstverlening nodig om te communiceren met andere partijen. Wij communiceren namens u en uw (ex-)werknemers met de bedrijfsarts, interventiepartijen, het UWV, de Belastingdienst en de Gemeente. Wij delen alleen de persoonsgegevens die deze partij nodig heeft voor de uitvoering van diens taken. 

Daarnaast maken wij voor onze dienstverlening gebruik van leveranciers, bijvoorbeeld voor het beheer van een applicatie of server of voor het uitvoeren van een proces binnen onze dienstverlening. Dat betekent soms dat onze leveranciers toegang krijgen tot persoonsgegevens. Met al onze leveranciers maken wij afspraken over informatiebeveiliging en privacy en borgen wij dat zij minimaal dezelfde standaarden hanteren als wijzelf.  

Tot slot werken wij mee aan onderzoeken van overheids- en toezichthoudende instanties, indien zij daarvoor een geldige grondslag hebben. 

De persoonsgegevens worden alleen verwerkt in landen die deel uitmaken van de Europese Economische Ruimte (EER), zodat wij kunnen waarborgen dat de verwerking van de persoonsgegevens altijd aan dezelfde (wettelijke) vereisten voldoet. 

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

De persoonsgegevens bewaren wij nooit langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening. Onze bewaartermijnen zijn verder gebaseerd op wettelijke bewaartermijnen en de richtlijnen die zijn afgegeven door de Autoriteit Persoonsgegevens in haar beleidsstuk “De zieke werknemer”. Bij beëindiging van de dienstverlening krijgt u de gelegenheid om, binnen een afgesproken periode, de gegevens uit uw HRControlNet omgeving te halen. Daarna worden de gegevens door ons vernietigd.

Wat zijn de rechten van betrokkenen?

De wet geeft uw werknemers, de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt, een aantal rechten die zij kunt uitoefenen. Uw werknemers kunnen hun rechten uitoefenen bij u. Indien wij een verzoek van uw werknemer ontvangen, treden wij te allen tijde in overleg met u over de behandeling van het verzoek. Wij hebben processen ingericht zodat alle rechten geborgd zijn en uitgeoefend kunnen worden.

Uw werknemers hebben de volgende rechten ten aanzien van hun persoonsgegevens: 

  • Inzien: vragen om inzicht in de persoonsgegevens die wij verwerken;
  • Vergetelheid: verzoeken om gegevens te verwijderen. Hier moeten wij gehoor aangeven als wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben, onrechtmatig verwerkt hebben of de wettelijke bewaartermijn is verlopen. Als wij wettelijk verplicht zijn om de gegevens te gebruiken of een bepaalde tijd te bewaren, dan hoeven wij het verzoek niet in te willigen; 
  • Laten wijzigen: ons erop wijzen als de gegevens die wij verwerken onjuist of onvolledig zijn. Wij nemen alle redelijke maatregelen om die persoonsgegevens te wijzigen of aan te vullen;
  • Verwerking beperken: vragen het gebruik van persoonsgegevens te beperken. Wij moeten hier gehoor aan geven als wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben, onrechtmatig verwerkt hebben of als de persoonsgegevens onjuist zijn. Alleen als er sprake is van dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking, die zwaarder wegen dan de belangen van uw werknemer, dan hoeven wij het verzoek niet in te willigen; 
  • Dataportabiliteit: het recht om de persoonsgegevens, die verzameld zijn, te ontvangen. Wij zijn verplicht om dit verzoek in te willigen. 
  • Menselijke blik bij besluiten: wij nemen nooit besluiten op basis van automatisch verwerkte gegevens, zonder menselijke tussenkomst, als deze mogelijk consequenties hebben voor uw werknemers. Doen wij dat wel, dan kunnen zij van ons eisen dat wij een nieuw besluit nemen waarbij wij alsnog de beoordeling laten doen door een mens. 
  • Bezwaar maken: bezwaar maken tegen gebruik van persoonsgegevens als wij de gegevens gebruiken voor direct marketing;
  • Duidelijke informatie: recht op heldere informatie over wat wij doen met de persoonsgegevens en waarom. 

Is uw (ex-)werknemer verplicht persoonsgegevens te delen met Robidus?

Wij voeren dienstverlening uit in opdracht van u. In veel gevallen voeren wij wettelijke verplichtingen uit namens u, bijvoorbeeld als wij uw werknemer helpen bij re-integratie na ziekte. Uw werknemer is verplicht om mee te werken aan zijn/haar re-integratie. Dit kan betekenen dat zij persoonsgegevens met ons moeten delen.

Heeft u vragen of klachten over het verwerken van persoonsgegevens?

Wij doen er alles aan om zorgvuldig met de persoonsgegevens om te gaan en houden ons aan wet- en regelgeving. Toch kan het voorkomen dat er iets niet goed gaat of dat u het ergens niet mee eens bent. 

Heeft u vragen of wilt u meer informatie, dan kunt u contact opnemen met ons via compliance@robidus.nl

Als u een klacht heeft kunt u contact opnemen met klachtenmanagement@robidus.nl. Als we er samen niet uit komen, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via hun website.

Robidus maakt op deze website gebruik van cookies. Wilt u hier meer over weten, lees dan onze Cookieverklaring